Die Insel Gruppe AG ist die größte Spitalgruppe der Schweiz mit 72 Gebäuden an fünf Standorten. Die Direktion Immobilien und Betrieb verwaltet die Spitalinfrastruktur, darunter Gebäudeplanung und Facility Services. 2023 wurde das neue Hauptgebäude als BIM-Projekt digital überführt. Um die Datenqualität langfristig zu sichern, wird seit 2023 ein einheitliches Fachdatenmodell aufgebaut. Mit dem Tool Dataspot soll bis 2025 ein zentrales Metadatenmanagement etabliert werden.

Zielpublikum: Alle Interessierten, welche im Umfeld von Immobilien tätig sind
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Datenmanagement
Schwierigkeitsgrad: Basic

Extended Abstract:
1) Einführung
Die Insel Gruppe AG ist eine Spitalgruppe im Kanton Bern und das größte medizinische Vollversorgungssystem der Schweiz. Die Insel Gruppe AG betreibt 5 Standorte mit gesamthaft 72 Gebäuden. Für den Betrieb und die Immobilienbewirtschaftung ist die Direktion Immobilien und Betrieb zuständig. Diese beinhaltet unter anderem die Bereiche Gebäudeplanung, Gebäudebewirtschaftung, Gebäudeinstandhaltung, Gebäudesicherheit, Hotellerie (Gastronomie) und Facility Services (Reinigung). Das Team Datenmanagement ist eine spezialisierte Fachabteilung, welche für das Daten-, Flächen- und Planmanagement der gesamten Direktion zuständig ist.

2) Herausforderungen der digitalen Transformation
Im Herbst 2023 wurde das neue Hauptgebäude am Standort Bern, das Anna-Seiler-Haus, nach zehn Jahren Planungs- und Bautätigkeit in Betrieb genommen. Das Gebäude wurde als BIM-Projekt geplant und umgesetzt. Dabei wurden 80.000 Objekte, 100 Millionen Datensätze, 20.000 Bauwerksdokumente und 250 BIM-Modelle vollständig digital in die Zielsysteme der Betriebsorganisationen überführt.
Eine große Herausforderung bei diesem und auch zukünftigen Bauprojekten ist es, eine nachvollziehbare Bestellung der benötigten Daten für den gesamten Lebenszyklus der Gebäude sicherzustellen. 
In einem Bauprojekt werden die Daten unabhängig von der Betriebsorganisation, welche die eigentlichen Nutzer der Daten sind, erstellt. Damit die Daten korrekt und in der geforderten Qualität erstellt werden, müssen die Anforderungen für alle Beteiligten einfach und nachvollziehbar beschrieben werden. Zudem dauert ein Großprojekt von der Bestellung bis zur Übergabe mehrere Jahre. In dieser Zeit verändern sich die Betriebs- sowie auch die Projektorganisation und insbesondere die Anforderungen an die Daten mehrfach. Dadurch unterliegen der Datenbedarf sowie das Know-how dazu einem stetigen Wandel, welcher über den gesamten Projektverlauf nachvollzogen werden muss. Bisher wurden der Datenbedarf und die Datenstruktur mit unzähligen Excel-Files und Richtlinien, getrieben aus dem Projekt, erfasst und bestellt. Ein einheitliches Datenmodell gab es nicht. Dies führte dazu, dass die Daten nur mit einem großen Mehraufwand in die Zielsysteme des Betriebs überführt werden konnten. Das Mapping der Daten war sehr komplex. Zudem hatte die schwer nachvollziehbare Datenbestellung die Qualitätsprüfung erschwert. Dies hat dazu geführt, dass die Daten teilweise falsch strukturiert und in einer ungenügenden Qualität geliefert wurden und nachgebessert werden mussten. 

3) Entwicklung eines einheitlichen Fachdatenmodells
Basierend auf den gewonnenen Erfahrungen wurde 2023 die Entwicklung eines zentralisierten Fachdatenmodells initiiert. Ziel war es, den Datenbedarf aller Gebäude zentral zu verwalten und eine standardisierte Struktur für zukünftige Projekte und den Betrieb zu schaffen. 
Auch mit den uns zur Verfügung stehenden Werkzeugen wie Excel, Visio und Word stießen wir schnell an die Grenzen der technischen Machbarkeit. Die Größe und Komplexität unseres Datenmodells lässt sich mit diesen Tools nur unzureichend abbilden und die Verwaltung in Zusammenarbeit mit allen betroffenen Betriebsorganisationen ist nicht realisierbar. Daher haben wir nach einem geeigneten Tool gesucht, das uns bei der zentralen Verwaltung unserer Datenanforderungen und -strukturen unterstützt und die Kooperation mit den verschiedenen Betriebsorganisationen ermöglicht.
Viele der am Markt verfügbaren Tools für Datenmodellierung bzw. Metadatenmanagement sind auf die Bedürfnisse von IT-Fachkräften zugeschnitten und daher für uns als Business-Abteilung ohne tiefgehende IT-Kenntnisse wenig praktikabel. Zudem war es uns wichtig, die Betriebsorganisationen aktiv einzubeziehen und ihnen die Verantwortung für ihre Daten und deren Struktur im Gesamtkontext zu übertragen. Mit Dataspot haben wir ein Tool gefunden, das diesen Anforderungen gerecht wird und einfach sowie zielgerichtet nutzbar ist. Das Tool ermöglicht es uns, ein Fachdatenmodell zu erstellen und es in Verbindung mit dem bereits eingeführten Rollenmodell zu verwalten. Im Sommer 2024 haben wir die Einführung von Dataspot gestartet.

4) Einführung Metadatenmanagement in drei Phasen
Phase 1 – Aufbau der Grundstruktur: Im Sommer 2024 haben wir mit der Einführung von Dataspot begonnen. In der ersten Phase haben wir vom Datenmanagement den Ist-Stand abgebildet und die Grundstruktur im Dataspot aufgebaut. Dabei war eines unserer Hauptziele, jederzeit eine konsolidierte Datenbestellung aus Dataspot zu generieren. Dies ist uns aufgrund der einfachen Anpassungsmöglichkeiten und der Grundfunktionalitäten von Dataspot gelungen. So ist es uns möglich, nebst den Attributen auch den Dokumentenbedarf pro Geschäftsobjekt abzubilden und die Daten über die verschiedenen Exportmöglichkeiten für Dritte verfügbar zu machen. Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Verwaltung der umfangreichen Kataloge, welche wir für z.B. die Materialisierung der Gebäudebauteile usw. benötigen. 
Phase 2 – Integration der Betriebsorganisationen: In der zweiten Phase wurden Schlüsselpersonen aus den Betriebsorganisationen in den Modellierungsprozess eingebunden. Gemeinsam wurden Verantwortlichkeiten definiert und Metadaten strukturiert. Eine wichtige Aufgabe war es, die Mitarbeitenden zu befähigen und zu motivieren, um eine nachhaltige Metadatenpflege sicherzustellen. Dabei zeigte sich, dass kleine, konkrete Arbeitspakete erforderlich sind, um Überforderung zu vermeiden und die Akzeptanz zu erhöhen.
Phase 3 – Erweiterung und Etablierung: In der finalen Phase werden weitere Betriebsorganisationen in das Datenmodell integriert und die Struktur weiter verfeinert. Bis Ende 2025 soll Dataspot vollständig implementiert und als zentrales Metadatenmanagementsystem mit standardisierten Rollen und Workflows etabliert sein.

5) Fazit und Ausblick
Die Einführung eines einheitlichen Fachdatenmodells ermöglicht eine nachhaltige und effiziente Verwaltung der Spitalinfrastruktur. Mit Dataspot verfügt die Insel Gruppe AG über ein leistungsfähiges Tool, das es ermöglicht, Daten in Bauprojekten effizient zu bestellen und zielorientiert zu prüfen. Durch die zentrale Dokumentation und Verwaltung der Metadaten über den gesamten Gebäudelebenszyklus hinweg wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Grundlage für zukünftige digitale Entwicklungen und die digitale Transformation geschaffen.