Am Beispiel eines Projektes mit dem Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung (LSJV) in Rheinland-Pfalz wird gezeigt, wie eine KI-basierte Lösung zu einer effizienteren Abwicklung von Verwaltungsprozessen führt. Das neu entwickelte KI-Modul für die Vertragsabwicklung lernt dabei kontinuierlich durch die im Rahmen der Prozesse erfassten Daten und generiert automatisch Auswertungen, die eine weitere Steuerung der Prozesse ermöglichen. Die automatische Analyse & Prüfung der Dokumente führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Prozesse.

Zielpublikum: An Legal Tech Interessierte, für Data Science Verantwortliche, Prozessverantwortliche, Chief Digital Officer
Voraussetzungen: Keine
Schwierigkeitsgrad: Basic

Extended Abstract:
Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen scheint seit vielen Jahren nur schleppend voranzukommen. Exemplarisch soll anhand eines Falls aus dem Public Sector verdeutlicht werden, wie eine solche Digitalisierung mit Unterstützung durch eine KI gelingen kann. Am Beispiel eines Projektes mit dem Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung (LSJV) in Rheinland-Pfalz wird gezeigt, wie eine KI-basierte Lösung zu einer effizienteren Abwicklung im Bereich Vertragsmanagement führt. Bisher muss eine hohe vierstellige Anzahl an Vertragsdokumenten manuell geprüft und in einem zeit- und arbeitsaufwendigen Prozess in mehreren Umläufen mit den externen Vertragspartnern abgestimmt werden. Durch den Einsatz der KI konnten die Prozesse signifikant beschleunigt werden, was bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeitenden zum Auflösen von Engpässen in der Vertragsbearbeitung beitrug. Die neu entwickelte Plattform lernt dabei kontinuierlich durch die im Rahmen der Prozesse erfassten Daten und generiert automatisch Auswertungen, die eine weitere Steuerung der Prozesse ermöglichen.
In der Session werden zunächst die technischen Grundlagen der Lösung vorgestellt: die Architektur, die KI-Einbindung, die Benutzungsoberflächen. Anhand der Fallstudie wird gezeigt, welche Möglichkeiten die Nutzung der KI im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet und welche Bedeutung der Datenqualität und dem kontinuierlichen Nachtrainieren des Modells zukommen. Das Projekt verdeutlicht dabei nicht nur die Wertschöpfungspotenziale, die sich noch immer in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen verbergen, sondern macht darüber hinaus deutlich, was für eine erfolgreiche Implementierung neben der technischen Realisierung zusätzlich beachtet werden sollte. Dem Einsatz einer KI im Arbeitsumfeld stehen viele der Beteiligten noch immer kritisch gegenüber. Aus diesem Grund müssen alle betroffenen Stakeholder, von der Fachabteilung über die IT bis hin zum Datenschutz, von Beginn an in die Entwicklung und Implementierung der Lösung integriert werden. Gemeinsam mit den Beteiligten des LSJV konnte schließlich eine Lösung entwickelt werden, die die Arbeit in der Fachabteilung nachhaltig unterstützt. 
Durch KI-gestützte Analysen der Inhalte, Beurteilungsempfehlungen und Unterstützungen auf Basis einer lernenden, auditierten Textbibliothek wurden signifikante Arbeitserleichterungen und Effizienzsteigerungen der Prüfverfahren realisiert. Hinterlegte Checklisten ermöglichen eine schnelle inhaltliche Überprüfung eingereichter Dokumente. Eine Chatfunktion beantwortet bei Bedarf Detailfragen und verweist direkt auf gefundene Textpassagen im Dokument. 
Das Dashboard „Vertragsübersicht“ bietet dabei die Möglichkeit, eingereichte Verträge schnell und effizient zu verwalten. Übersichtliche Vertragsinformationen, intelligente Filter- und Suchfunktionen fördern eine strukturierte Bearbeitung der Vertragsunterlagen allein und im Team, wobei ein kollaboratives Arbeiten ermöglicht wird.
Das im Projekt mit dem Projektpartner LSJV entwickelte Portal ermöglicht einen nahtlosen Austausch zwischen den Vertragsparteien. Die automatische Analyse und Prüfung der Dokumente vereinfacht die Verhandlungsabwicklung und beschleunigt den Abschluss der Vertragsverhandlungen. Die Erstprüfung von Dokumenten durch KI-Technologie verrät, wo sich mögliche Rechtswidrigkeiten oder unklare Formulierungen verstecken. In Kombination mit der KI-gestützten Entscheidungshilfe wird die inhaltliche Prüfung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Die dafür notwendigen Datengrundlagen werden sowohl kontinuierlich automatisiert nachjustiert als auch im Falle von Gesetzesänderungen oder Urteilen manuell angepasst.
Die Verarbeitung der in den Verträgen vorliegenden Daten im Zusammenspiel mit der kontinuierlichen Datensammlung der Prüf- und Beurteilungsergebnisse sowie der lernenden Textbibliothek generiert den wichtigen Mehrwert für alle Stakeholder: Fachwissen und Entscheidungshilfen stehen in einer konsolidierten Plattform allen Beteiligten zeitnah und mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche jederzeit zur Verfügung.